RODO

RODO — informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, zwanego dalej RODO, informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Stowarzyszenie KS AKRO FLY
ul. Obornicka 117
62-002 Suchy Las
e-mail: biuro@akrofly.pl

Dane osobowe są przetwarzane w związku z działalnością sportową, edukacyjną, organizacyjną i informacyjną prowadzoną przez Stowarzyszenie KS AKRO FLY oraz AKRO FLY Academy.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu kontaktu, zapisu lub udziału w zajęciach, wydarzeniach, półkoloniach, obozach lub zawodach możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko uczestnika,
• imię i nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego w przypadku osoby niepełnoletniej,
• data urodzenia uczestnika,
• numer telefonu kontaktowego,
• adres e-mail,
• adres zamieszkania lub korespondencyjny — w szczególności przy półkoloniach, obozach lub wydarzeniach wymagających dodatkowej dokumentacji,
• informacje dotyczące wybranych zajęć, grupy, poziomu zaawansowania lub udziału w wydarzeniu,
• informacja o posiadaniu karty sportowca — w przypadku zawodników,
• dane niezbędne do prowadzenia dokumentacji organizacyjnej, rozliczeniowej, księgowej lub wymaganej przepisami prawa.

W przypadku zapisów prowadzonych przez system ActiveNow, dane mogą być podawane i przetwarzane w ramach tego systemu w zakresie niezbędnym do obsługi zapisów, komunikacji, płatności, obecności i organizacji zajęć.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w celu:

• obsługi zapytań kierowanych przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub media społecznościowe,
• prowadzenia zapisów na zajęcia, warsztaty, półkolonie, obozy, wydarzenia i zawody,
• organizacji i realizacji zajęć sportowych, rekreacyjnych, edukacyjnych i artystycznych,
• kontaktu z uczestnikami, rodzicami lub opiekunami prawnymi,
• prowadzenia dokumentacji uczestników, list obecności, zgód, kart kwalifikacyjnych, dokumentacji wypoczynku lub dokumentacji zawodniczej,
• obsługi płatności, rozliczeń i obowiązków księgowych,
• zapewnienia bezpieczeństwa uczestników,
• dokumentowania działalności Stowarzyszenia, w tym działań statutowych, projektów, wydarzeń i współprac,
• dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy, np. udziału w zajęciach, warsztatach, półkoloniach, obozach lub wydarzeniach,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, np. obowiązków księgowych, podatkowych lub dokumentacyjnych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, np. kontaktu, organizacji działalności, zapewnienia bezpieczeństwa, dochodzenia roszczeń lub ochrony praw administratora,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę, np. na określone działania promocyjne, publikację wizerunku lub dodatkową komunikację.

W przypadku danych szczególnej kategorii, jeżeli ich przetwarzanie okaże się konieczne, np. przy dokumentacji wypoczynku, informacji istotnych dla bezpieczeństwa uczestnika lub dokumentacji wymaganej przepisami, dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie i na podstawie przewidzianej przepisami prawa albo na podstawie wyraźnej zgody, jeśli będzie wymagana.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne i hostingowe,
• operatorom systemów zapisów i obsługi zajęć, w tym ActiveNow,
• podmiotom obsługującym płatności,
• biuru rachunkowemu lub podmiotom obsługującym księgowość,
• instruktorom, trenerom, wychowawcom i osobom współpracującym przy organizacji zajęć, wydarzeń, półkolonii, obozów lub zawodów — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań,
• ubezpieczycielom, organizatorom zawodów, instytucjom publicznym lub organom uprawnionym, jeżeli wynika to z przepisów prawa lub charakteru wydarzenia,
• dostawcom narzędzi komunikacyjnych, poczty elektronicznej, formularzy, usług analitycznych lub marketingowych — jeżeli są wykorzystywane na stronie lub w działalności administratora.

Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo uzasadniony zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń.

W szczególności:

• dane związane z kontaktem — przez czas potrzebny do obsługi zapytania i dalszej komunikacji,
• dane związane z udziałem w zajęciach, wydarzeniach, półkoloniach, obozach lub zawodach — przez czas organizacji i realizacji tych działań, a następnie przez okres wymagany dokumentacyjnie lub rozliczeniowo,
• dane księgowe i rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania,
• dane potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu przedawnienia roszczeń.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W celu realizacji praw można skontaktować się z administratorem pod adresem: biuro@akrofly.pl.

Administrator odpowiada na żądania osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca. UODO wskazuje, że administrator powinien odpowiedzieć na żądanie osoby, której dane dotyczą, maksymalnie w terminie miesiąca.

8. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do obsługi zapytania, zapisu, udziału w zajęciach, półkoloniach, obozach, zawodach lub innych działaniach organizowanych przez Stowarzyszenie KS AKRO FLY.

Niepodanie danych może uniemożliwić udział w danej formie aktywności lub obsługę zgłoszenia.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą.